Cuando piense en el fraude con cheque, piense en Positive Pay

Un falsificador en Francia

Es Nochebuena de 1967 y la noche es apacible en el pequeño pueblo de Montrichard, Francia; el único sonido es el de los villancicos que se escuchan por las puertas abiertas de la iglesia. Un joven llamado Frank W. Abagnale, hijo, un astuto estafador que anda huyendo, está en la imprenta a oscuras, trabajando en la prensa gigante, imprimiendo sus propios cheques, cheques tan perfectos, con dieciseisavos precisos distribuidos por todos lados, una nítida separación de colores y peso real: nadie puede notar la diferencia.

Con excepción del obstinado agente del FBI, Carl Hanratty, que está allí, después de una persecución de cinco años que lo llevó a recorrer medio mundo, para arrestarlo. Desde luego, esto no podía terminar de otra manera. Por lo menos, así es como lo representa la película Atrápame si puedes.

No obstante, Abagnale fue uno de los impostores, falsificadores de cheques y profesionales del escape más famosos y temerarios en la historia de EE. UU. Brillantemente se hacía pasar por piloto aviador, médico, profesor, abogado y otras profesiones, todo mientras falsificaba y cobraba $2.5 millones con cheques falsos en los Estados Unidos y el exterior, y lo hizo siendo un adolescente, cuando tenía entre 16 y 21 años.

Afortunadamente, Abagnale trabaja ahora para los buenos y es reconocido como una autoridad destacada en falsificación, desfalco y documentos seguros. Sin embargo, el fraude con cheque aún sigue fuera de control. Cada día, un impactante promedio de 1.2 millones de cheques fraudulentos entran al sistema y las pérdidas están creciendo 2.5 % al año (American Bankers Association). Por eso existe el Positive Pay.

Una introducción a Positive Pay   

Muchas veces combinado con servicios de conciliación, Positive Pay es un servicio de detección de fraude con cheque que le permite tomar el control del procesamiento de pagos de su negocio. Usted puede monitorear los cheques procesados para pago y coincidirlos contra su cuenta. Esto le da la oportunidad de rechazar pagos no autorizados antes de incurrir en pérdidas.

Simplemente debe transmitir un archivo de cheques emitidos (un documento de emisión) a su institución financiera cada vez que su negocio escriba cheques. Cuando los cheques se presentan para pago al banco, se comparan con su documento de emisión por número de cuenta, número de serie del cheque y cantidad en dólares.

Cualquier discrepancia se marca como artículos de excepción y se le envía para revisión. Los artículos de excepción pueden incluir pagado no emitido (un cheque pagado que no existe en el documento de emisión), falta de coincidencia en la cantidad (la cantidad en dólares de un cheque pagado no coincide con el documento de emisión), pago duplicado (un cheque pagado es un duplicado de un artículo pagado previamente) y anulado pagado (un cheque pagado coincide con un cheque anulado en el documento de emisión).

Usualmente, usted recibe una alerta de correo electrónico para que vea una imagen de los artículos y responda con una decisión de pagar/no pagar. 

Tipos de servicios

Verificación del beneficiario del pago: Debido a que alterar el campo del beneficiario se ha convertido en un método cada vez más popular de fraude con cheque, la verificación del beneficiario, una característica de seguridad avanzada, valida los cheques no solo por el número de cuenta, el número de serie del cheque y la cantidad en dólares, sino también por el nombre del beneficiario. Los cheques presentados se comparan con el campo de beneficiario en el archivo de cheques emitidos y los artículos de excepción se le envían para una decisión de pagar o no pagar. 

Positive Pay inverso: Positive Pay inverso es una alternativa ideal para los propietarios de negocios a los que no les gusta crear archivos de emisiones, para lo que es necesario subir o teclear manualmente la información de los cheques, cada vez que se emita un cheque.

En lugar de ello, la institución financiera transmite cada día a la compañía un archivo de los cheques presentados para pago. Puede revisar el archivo contra sus propios registros en busca de discrepancias y posteriormente notificar a su institución financiera sobre sus decisiones de pago. 

Aunque este servicio puede ahorrar tiempo, no evita que los cheques fraudulentos se cobren en la fila del cajero, ya que el banco no tiene acceso al archivo de emisiones.      

Los beneficios de Positive Pay

Los beneficios del Positive Pay incluyen más que solo detección de fraude con cheque. Positive Pay también:

• Automatiza la conciliación de cheques
• Concilia fácilmente la nómina de su negocio
• Simplifica su proceso de cuentas por pagar.
• Mejora el control de las auditorías.
• Mejora la exactitud del balance de depósitos.
• Reduce el riesgo de desembolso.
• Optimiza el almacenamiento y recuperación de cheques.
• Le ahorra tiempo y dinero a su negocio.  

Positive Pay y usted

El fraude con cheque es insidioso; a pesar de la disminución en el volumen total de cheques, la pérdida fiscal del fraude con cheque sigue en aumento. Este delito representa uno de los retos más grandes para los negocios y las instituciones financieras, sus ramificaciones llegan a una infinidad de organizaciones en casi todas las industrias. Y puede tener repercusiones costosas y devastadoras para sus víctimas.

El Positive Pay es una de las defensas más sólidas en su arsenal de prevención contra el fraude con cheque. Con el propósito de complementar sus medidas de seguridad internas, puede mitigar en gran medida los efectos del fraude con cheque. Incluso ese maestro de la falsificación, que fue más listo que algunas de las mentes más brillantes de la industria financiera y del FBI, lo apoya fervientemente. Según Frank W. Abagnale, hijo, “un cheque con rigurosos estándares de seguridad y Positive Pay son la base de todo programa exitoso de prevención de fraudes con cheque”.

Básicamente, lo que hace tan llamativo a Positive Pay es que le devuelve el control y la paz mental. Para obtener más información sobre esta valiosa herramienta de administración de negocios, comuníquese con el Departamento de Administración de Dinero de su institución financiera.