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Por qué usar Lockbox en una sociedad sin papel

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septiembre 18, 2013

No tire la llave: Lockbox todavía es relevante en una sociedad sin papel

Banca en línea; Servicio Lockbox

Quítese el velo negro y deshágase de las flores; no iremos al funeral del cheque de papel, ni de Lockbox, todavía. Propietarios de negocios, sáquenle brillo a sus llaves.  

Sí, el cheque impreso ha experimentado un lento, y constante, declive, pero 27.8 miles de millones de cheques se giraron en 2009. Los cheques pagados en el mismo año representaron un valor de $31.6 billones y se adjudicaron el 22 % de todos los pagos no en dinero en efectivo que se hicieron (Estudio sobre pagos de la Reserva Federal 2010). Quizá lo más revelador: 52 % de los consumidores todavía paga por lo menos una factura con cheque, lo que lo hace el método más frecuente de pagos de facturas (Informe de investigación del FIS, julio de 2012). 

El ritual de la emisión de cheques está firmemente arraigado en el supermercado, para ir de compras, salir a comer, entretenimiento y pago a contratistas y ayuda para el grupo familiar (FIS). La cuasi mítica “sociedad sin papel” que hemos estado incansablemente previendo desde el ascenso de la banca en línea y del pago de facturas en línea aún no ha llegado. Al menos en el futuro previsible, el cheque de papel está aquí para quedarse, y por ello, también, lo está Lockbox.

¿Qué es Lockbox?

Flujo de caja constante, la conocida piedra en el zapato para todo propietario de negocio. La respuesta a sus infortunios es sencilla: Lockbox, un buzón corporativo que mantiene y opera su banco o un tercero proveedor del servicio. Pueden establecerse los servicios Lockbox en varias sucursales localizadas de manera conveniente para sus mayores fuentes de flujo de caja para agilizar el proceso de cobro.   

Los clientes envían sus pagos por correo postal a la dirección de su Lockbox en donde personal del banco abre el correo y deposita los cheques en su cuenta. Usan tecnología de captura de imágenes para sacar copias electrónicas, del anverso y del reverso, de cupones, cheques, facturas y sobres, y le envían un informe diario. Estos datos también están disponibles para sus empleados por medio de un portal seguro en línea y pueden incluir imágenes, informes y transacciones excepcionales asociados con cada pago. 

Los servicios Lockbox de la mayoría de los bancos pueden adaptarse a las necesidades de su organización y por lo general se dividen en tres categorías:

  • Procesamiento a nivel de mayoristas: Pagos de altas sumas, pero en bajo volumen, entre compañías que requieren procesamiento manual.
  • Procesamiento a nivel de minoristas: Pagos en alto volumen de consumidores a empresas, en un entorno de procesamiento altamente automatizado, que usa documentos reproducibles con escáner y tecnología de captura de imagen.
  • Procesamiento a nivel combinado: mayoristas-minoristas: Combina aspectos tanto del procesamiento a nivel de mayoristas como a nivel de minoristas y por lo general incluye procesamiento de datos personalizados de remesas.    

Los beneficios

  • Ahorros administrativos: Elimina los costos asociados con el procesamiento de elementos dentro de la empresa y protege contra el robo interno y el fraude con cheque.   
  • Mejor disponibilidad de fondos: Mejora la disponibilidad de fondos al reducir el correo y procesar el flotante. Su dinero está más fácilmente accesible para depósito, inversiones, desembolsos o reducción de deudas.   
  • Registros de clientes actualizados: Actualizaciones inmediatas a los registros de clientes provenientes de la transmisión de datos de Lockbox.
  • Llevar registros de forma simplificada: El sistema automatizado minimiza los errores de procesamiento, lo que permite la actualización oportuna de las cuentas por cobrar, produciendo un registro de auditoría, endosando partidas específicas y generando un informe que detalla partidas en lote y en orden de secuencia. Asimismo, conserva los registros de cada imagen capturada y puede transferir archivos a una unidad o CD-ROM para almacenamiento a largo plazo. El sistema se conecta en interfaz fácilmente con todas las redes principales y la mayoría de los softwares de contabilidad.
  • Toma de decisiones en el mismo día: Los pagos rechazados se pueden ver en línea para tomar decisiones el mismo día y contabilizarlos. 
  • Flujo de trabajo de procesamiento sin interrupciones y recuperación en caso de desastres: Debido a que los datos se almacenan en la nube, usted nunca perderá acceso a sus archivos ni a su dinero a causa de un desastre natural u otra calamidad.

¿Funcionará para usted?

Debido a las tarifas de procesamiento asociadas, el servicio Lockbox no es rentable para todas las organizaciones. Usualmente funciona mejor para las empresas que procesan un gran volumen de pagos, como empresas de servicios públicos, empresas que administran propiedades, autoridades municipales, empresas de manufactura, empresas que facturan gastos médicos, etc. Sin embargo, debido a que una mayor automatización ha reducido significativamente el costo del procesamiento de pagos, los bancos pueden ser más flexibles, personalizando sus servicios para que se ajusten incluso a negocios más pequeños con menor volumen de pagos.

El servicio Lockbox es una herramienta de flujo de efectivo altamente eficaz y un sistema de administración de datos que puede mejorar su eficiencia y productividad, y a la larga, ahorrarle dinero. Para obtener más información sobre cómo puede funcionar este servicio para su negocio, comuníquese con su Representante de Administración de Dinero para hacer una evaluación de sus necesidades y opciones personalizadas de precios; Lockbox puede tener la clave para su éxito. 

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